Archiviazione documentale e sostitutiva

Il modulo di Archiviazione Documentale Business File consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere qualsiasi tipo di file o di documento. Il software integrato in Infolib, consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti prodotti dal gestionale e se collegato ad uno o più scanner, consente di indicizzare e memorizzare i documenti cartacei.
Con l’adozione di Business File,il modulo per l’archiviazione elettronica dei documenti, si possono ottenere numerosi vantaggi e benefici tra i quali: risparmio, grazie alla riduzione dei documenti cartacei e dei costi di gestione degli archivi; produttività, grazie alla riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni; sicurezza, grazie ad un archivio digitale facile da proteggere e conservare il quale può essere fruibile con livelli di accesso differenziati per i vari utenti.
Il prodotto gestisce i documenti sia con un visualizzatore integrato, che supporta il formato PDF e tutti i più diffusi formati grafici: TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP, oppure con un programma esterno associato al documento stesso. Il modulo di Archiviazione Elettronica permette inoltre di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato.

L’integrazione di Business File con il programma Infolib prevede tabelle di base predefinite legate ad alcuni oggetti provenienti dal gestionale, quali ad esempio le anagrafiche clienti, fornitori e articoli. Il sistema viene fornito con una serie di categorie preconfigurate che rispecchiano i tipici documenti di Infolib, quali ad esempio impegni cliente, ordini fornitore, DDT ricevuti ed emessi, fatture immediate, registrazioni di prima nota. È possibile creare nuove categorie di documenti, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare l’interfaccia di indicizzazione.
In fase di archiviazione il modulo Business File è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria definiti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Infolib (ad esempio, nel caso di una registrazione contabile di una fattura ricevuta, il sistema consente di popolare nella categoria i riferimenti della registrazione, i dati del fornitore e della partita).
Per i documenti di origine esterna ad Infolib, l’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Infolb (ad esempio le fatture attive o gli impegni/ordini), il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione il report da utilizzare.

È possibile installare il modulo Business File sia integrato nel programma Infolib e sia in modalità stand alone.