Il modulo viene attivato in Gestione Ordini, Stampa ordini/conferme d'ordine/preventivi,Gestione documenti di magazzino,Fatturazione differita e in Stampa documenti di magazzino. Nelle finestre è possibile selezionare il tipo di generazione(un unico file .pdf oppure un file per ogni documento trattato), e se inviare i file generati ai destinatari (nota bene: per i programmi che generano un documento alla volta, come Gestione Ordini e Gestione documenti di magazzino, è disponibile solo l'opzione di generare un file .pdf per ogni documento).
Il file .pdf viene generato sulla base del layout definito nel report, creato con Crystal Report, associato alla funzionalità di stampa prescelta. L'invio dei file generati è possibile con tutte le modalità previste da Infolib: fax, winfax, e-mail.
Nel caso di generazione di un unico file .pdf è necessario indicare il destinatario riempiendo l'opportuno campo con l'anagrafica cliente/fornitore desiderata. Nel caso di generazione di un file .pdf per ogni documento, è possibile selezionare l'invio del file al Cliente/Fornitore o all'Agente indicati nel documento oppure ad entrambi.
I file generati rimangono memorizzati in specifiche cartelle, a titolo di archivio documentale.
Con queste funzionalità è possibile pertanto (a titolo di esempio):
- generare a fine mese 200 fatture con il programma Fatturazione differita e inviarle automaticamente ai clienti, via fax o via email(oltre che a stampare le fatture medesime sulla propria stampante)
- generare i file .pdf in modo diretto (quindi ordine per ordine) o in via differita ed inviare gli ordini a fornitori, i preventivi e le conferme d?ordine ai clienti, via fax o via e-mail
- generare periodicamente i file .pdf contenenti tutte le fatture emesse per un determinato agente nel periodo (es. nel mese) ed inviarli per e.mail a ciascun agente (anziché mandare agli agenti le cosiddette ?veline? in modo tradizionale/cartaceo)
- inviare su richiesta del cliente (o del fornitore) copia elettronica di un documento, semplicemente allegando il file .pdf precedentemente generato, ad un nuovo messaggio di posta elettronica