Prenotazioni
È un modulo articolato e potente, che consente di gestire la fase di acquisizione delle prenotazioni che costituiscono la prima fase di inserimento degli impegni (ordini da cliente) in diverse modalità.
È rivolto agli editori, alle società di promozione, ai distributori, ai grossisti.
Indipendentemente dalle modalità operative e dalle dimensioni della azienda, questa procedura consente di acquisire in modo automatico, controllato e sicuro gli impegni dei clienti, per poi elaborarli nelle fasi successive.
Le funzioni principali previste sono:
· Preparazione cedole, campagne
· Inserimento di prenotazioni dagli agenti (anche remoti)
· Importazione di prenotazioni da file strutturati
· Gestione e controllo di prenotazioni
· Esportazione di prenotazioni verso terze parti
· Creazione diretta di prenotazioni
Cedole novità e campagne
Si possono predisporre cedole novità e campagne, o comunque insiemi di titoli organizzati.
La cedola ha un periodo di validità, ed uno stato (in preparazione, attiva, chiusa).
Si possono gestire la condizioni commerciali (sovrasconti, dilazioni) per cedola o per titolo.
Si possono inserire titoli in preparazione, senza codice definitivo.
Inserimento prenotazioni da agenti
Da una apposita procedura molto semplice e veloce è possibile inserire le prenotazioni dei clienti da parte di agenti anche in remoto.
Ogni agente accede alle sue cedole, può operare solo sui propri clienti, ed eventualmente operare solo sui titoli di sua competenza.
Selezionando una cedola ed un cliente, si imputa la prenotazione inserendo soltanto le quantità ed eventualmente le tredicesime, i sovrasconti e le dilazioni.
Dalla stessa maschera possono essere inseriti anche i rifornimenti, cioè prenotazioni di titoli non inclusi in nessuna cedola.
Importazione prenotazioni
È possibile importare automaticamente prenotazioni da clienti in modo veloce e preciso se è disponibile un file strutturato.
L’importazione, dopo la configurazione iniziale, avviene in modo completamente automatico.
Tutti gli errori o i dati mancanti o imprecisi vengono segnalati ed è possibile intervenire manualmente per correggere eventuali imperfezioni.
Sono disponibili diverse importazioni predefinite, ed altre si aggiungeranno man mano.
A titoli di esempio si possono effettuare importazioni dai file di:
· Messaggerie Libri
· Librerie Feltrinelli
· Formato Infolib
Dal sito dell’editore (in formato standard Infolib o personalizzato)
Prenotazioni
Da una apposita maschera si possono inserire direttamente le prenotazioni, oppure visualizzare e gestire contemporaneamente le prenotazioni derivanti da cedole, campagne e rifornimenti degli agenti, o da importazione automatica di qualsiasi tipo.
Tutte le prenotazioni possono essere selezionate, ordinate, modificate, etc. singolarmente o a gruppi.
Il sistema effettua automaticamente alcune operazioni:
Controllo della conformità alle condizioni commerciali per cliente / titolo. In caso di non conformità la prenotazione viene bloccata, ma è possibile forzarla
Controllo dei blocchi commerciali. I titoli in blocco commerciale vengono posti in stato sospeso, e possono essere sbloccati con l’intervento manuale dell’operatore.
Controllo dei blocchi di stato. Per ogni stato del titolo (tipicamente per fuori catalogo, esaurito, ristampa, ma non solo) è possibile stabilire un blocco ed una modalità (blocca sempre, avvisa solo, etc.). I titoli bloccati possono essere forzati manualmente.
Per ogni riga di prenotazione è possibile definire:
Cliente destinatario della merce e cliente committente (intestatario della fattura).
Condizioni di vendita: sconto base e sovrasconti fisso, sconto fiscalizzato o defiscalizzato, diritto alla tredicesima.
Condizioni di fornitura: tipo fornitura, condizioni di pagamento, giorni di back-order.
I magazzini coinvolti.
Una volta elaborate le prenotazioni possono seguire due strade:
Possono essere esportate; ad esempio per una società di promozione vengono automaticamente smistate all’editore o al distributore.
Possono generare automaticamente impegni effettivi.
Esportazione prenotazioni
Ogni singola riga può essere inserita in un file del formato richiesto dal destinatario dell’impegno.
Una volta configurato il sistema, l’esportazione è completamente automatica.
Al momento sono disponibili alcune esportazioni:
- In formato Infolib che consente lo scambio tra sistemi dotati di Infolib, o che ne adottino lo standard.
- In formato Promotel, per Messaggerie Libri.
Creazione impegni
Tutte le righe di prenotazioni non destinate ad essere esportate possono generare automaticamente impegni interni al sistema, che successivamente danno luogo a note di prelievo o direttamente DDT o fatture.
Le righe possono essere selezionate singolarmente o in gruppo; si possono modificare i criteri di raggruppamento, i tipi documento da generare, le serie dei documenti, le date dei documenti.
È possibile visualizzare l’anteprima dei documenti che verranno generati.